Готовитесь к онлайн мероприятию и не знаете, что выбрать? GoTech Innovation делится опытом использования Zoom и MS Teams

Мы готовились к проведению питч-сессий с участием стартапов и экспертов из компаний наших клиентов в формате онлайн, хотя изначально планировали организовать эти мероприятия в привычном сценарии живых выступлений в конференц-залах. Подобные мероприятия предполагают, что в начале ведущий и организаторы говорят приветственные слова, затем основатели стартапов друг за другом выступают с презентациями, а эксперты из корпораций задают вопросы. Таким образом, планируя онлайн мероприятия, мы понимали, что в Zoom и MS Teams потребуется проверить следующий функционал:

• назначать определенных участников выступающими с возможностью трансляции их презентаций;
• предусмотреть роль ведущего мероприятия;
• предоставить участникам право задавать друг другу вопросы в формате аудио и видео;
• сделать так, чтобы трансляцию могли смотреть зрители, не участвующие в конференции;
• иметь гибкие возможности для администрирования и модерирования онлайн-мероприятия;
• сделать видеозапись онлайн-трансляции.

В процессе работы мы отметили преимущества и недостатки платформ MS Teams и Zoom.

 Преимущества сервиса Zoom:

• Позволяет проводить аудио и видео звонки с неограниченным числом участников, для мероприятий есть возможность организовать вебинар, где спикеры могут включить микрофон и камеру, чтобы принять участие в обсуждении, а участники с доступом зрителей могут смотреть трансляцию, писать спикерам вопросы в общий чат, участвовать в голосованиях.
• Для входа в онлайн-мероприятие достаточно перейти по короткой ссылке. При этом, если приложение уже установлено на компьютер или мобильный телефон, браузер предложит его открыть. Если приложения на устройстве пока нет, Zoom предложит скачать и установить программу (процесс займет у вас всего пару минут). Для регистрации потребуется указать email и придумать пароль, что необходимо для многих других сервисов.
• Запись трансляции в облако.
• Быть в роли выступающего, демонстрировать свою презентацию можно с любого устройства.
• Возможность делиться звуком с устройства (компьютера или гаджета) при выключенном микрофоне (это удобно во время технических пауз, можно поставить презентацию с музыкой или видеоролик).

 Преимущества сервиса MS Teams:

• Наличие роли «Продюсера». Продюсер решает, что и в какой момент увидят зрители (прямо как режиссер телетрансляции, который переключается между телекамерами, продюсер в MS Teams переключает участников, может отдельно выводить только видео выступающего, демонстрировать его экран, или и то, и другое сразу). Например, при демонстрации презентации продюсер может сначала удостовериться, что выступающий открыл нужную презентацию и развернул её на весь экран, только после этого запускать презентацию в трансляцию.
• Зрители смотрят трансляцию с небольшой задержкой. Для чего это сделано? Чтобы искусственный интеллект успел поправить возможные браки в видео и аудио, синхронизировать их и пустить в эфир качественную трансляцию.
• Запись трансляции включается автоматически и сразу становится доступна по ссылке для зрителей. Если зритель подключается в середине трансляции, у него есть выбор – смотреть трансляцию с самого начала в записи или в прямом эфире с момента подключения.

 Недостатки сервиса Zoom:

• Участники с ролью Выступающего могут самостоятельно включать свои микрофоны и камеры. Конечно, администратор вебинара может выключать микрофоны и камеры всем участникам, но они все равно могут включить их обратно. За этим необходимо дополнительно следить, чтобы в трансляцию не врывались посторонние звуки и нежелательные видео с камер участников.
• При включении демонстрации экрана – контент сразу попадает в трансляцию. Если выступающий не позаботился заранее открыть презентацию и развернуть её на весь экран, все зрители трансляции увидят, как он копается на рабочем столе, в каком приложении открывает презентацию и прочие ненужные детали.
• Запись онлайн-мероприятия необходимо запускать вручную (главное, не забыть сделать это вовремя). В конце мероприятия видеозапись автоматически конвертируется, в зависимости от длительности конференции/вебинара это может занять довольно продолжительное время.
• Часть настроек конференции / вебинара нельзя изменить после начала мероприятия (например, возможность делиться видео с камеры).

Недостатки сервиса MS Teams:

• Для большинства пользователей-участников сервис новый и непонятный. Мы написали подробную инструкцию и разослали её участникам, но, ожидаемо, почти никто её не прочитал. В итоге у многих по незнанию возникли проблемы с подключением, которые пришлось решать уже по ходу трансляции.
• Быть в роли выступающего, демонстрировать свою презентацию можно только в том случае, если вы вошли в трансляцию из десктопного приложения.
• Все активные участники трансляции (с возможностью выступать / делиться экраном) должны быть авторизованы под учетными записями той компании, которая организует трансляцию. То есть каждому спикеру, эксперту и любому другому выступающему из другой организации необходимо создать специальную учетную запись внутри вашей организации (и он должен зайти в трансляцию именно под этой учёткой, даже если у него до этого уже был другой аккаунт).
• Нет возможности поделиться звуком из компьютера: если вы включите видеоролик со звуком или музыку – аудио будет транслироваться через ваш микрофон, что, во-первых, значительно снижает качество транслируемого звука, а, во-вторых, если вы хотите транслировать звук (например, мелодии) на время технической паузы, то должны следить, чтобы посторонние звуки не попали в трансляцию (клацанья по клавиатуре и телефонные разговоры в перерыве придется отменить).

Подведём итоги:

 Организация и проведение питч-сессии в сервисе MS Teams потребовали больше сил и времени у нашей команды по сравнению с аналогичной задачей в Zoom. В 2020 году пользователи не привыкли читать мануалы, они ожидают, что перейдут по ссылке и смогут самостоятельно разобраться. В Zoom всё именно так и происходит. Однако  качество трансляции, которое продемонстрировал сервис MS Teams, оказалось выше по нескольким причинам:

• благодаря умелым действиям режиссера трансляции - зрители увидели только то, что должны были увидеть, никто не мог ворваться в эфир без его ведома;
• благодаря встроенной обработке трансляции - картинка и звук в прямом эфире были высокого качества даже в тех случаях, когда кого-то из выступающих подводило интернет-соединение.

Еще один несомненный плюс MS Teams - полная запись была доступна сразу после завершения онлайн-мероприятия. 

Кто же вышел для нас победителем в этой схватке? Мы так и не пришли к однозначному ответу. Ведь с одной стороны – всем знакомый и уже почти родной Zoom, который позволяет организовать вебинар или конференцию и принять в них участие всего в несколько кликов. С другой стороны – возможности контроля трансляции в MS Teams и превосходный финальный результат выводят этот сервис вперёд, особенно, если речь идёт о масштабных, значимых онлайн-мероприятиях.

И, конечно, не стоит забывать, что оба сервиса сейчас находятся в стадии активного развития, новые функции и улучшения реализуются быстрее, чем мы успеваем их изучить. Нам с вами остаётся наблюдать за этой постоянной гонкой сервисов, следить за актуальными изменениями и выбирать наиболее подходящий под конкретные задачи.